Recht so

GVmanager_01_02_2016

Foto: © Alexander Klaus/Pixelio Kassendaten richtig aufbewahren Unternehmer, die Kassensysteme im Einsatz haben, verstoßen oft gegen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz gibt Tipps, wie die Betriebsprüfung gelingt. Hard- und Software erleichtern den Alltag, auch für Gastronomen und Mensabetreiber. Was der Einsatz elektronischer Kassensys-teme für die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bedeutet, ist vielen von ihnen nicht bewusst, wie Steuerberaterin Bettina M. Rau- Franz bei Betriebsprüfungen immer wieder erlebt. „Allgemein wird von den Unternehmern die Rechtsauffassung vertreten, dass – wenn sie einen ordnungsgemäßen Z-Abschlag täglich in der Finanzbuchhaltung erfassen – sie ihren Aufbewahrungspflichten Genüge getan haben. Dies ist aber leider ein Irrglaube. Bereits in den 90er-Jahren wurden bei Ein-führung der elektronischen Kassen die sogenannten Bonrollen durch elektronische Tagesjournale ersetzt“, erklärt Bettina Rau-Franz. In der Vergangenheit war die Bonrolle Bestandteil der Kassenführung und somit entsprechend der gesetzlichen Pflichten aufzubewahren. Als das elektronische Kassenjournal die Bonrolle ersetzte, wurde dieses Jour-nal genauso aufbewahrungspflichtig wie seinerzeit die Bonrolle. Sehr viele Unternehmer missachteten dies. Im Rahmen von Betriebsprüfun-gen durch die Finanzverwaltung wirft man ihnen dann vor, gegen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verstoßen zu haben und somit – wenn z. B. bei Nachkalkulationen Kalkulationsdifferenzen entstanden sind – Schätzungen erfolgen. Diese können zu einem erheblichen finan-ziellen Schaden führen. Bettina Rau-Franz rät den Unternehmen daher, sich von einem fach-kundigen Steuerberater über die elektronischen Kassensysteme und die hiermit verbundenen Aufbewahrungspflichten beraten zu lassen. Übergangsregelung Mit einem Schreiben vom 26.11.2010, in dem das Bundesfinanzministerium (BMF) die bisherigen Vereinfachungsregeln hinsichtlich der ordnungsgemäßen Buchführung bei elektronischen Kassensystemen aufgehoben hat, wurde eine Übergangsregelung bis 2016 getroffen. Die mit dieser Regelung verbundenen Anforderungen hält Steuerbera-ter Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Kanzlei Roland Franz & Partner in Velbert, Essen und Düsseldorf, jedoch für schwer umsetzbar. Die Regelung greift erst dann, wenn ein Gerät bauartbedingt die im genannten BMF-Schreiben geforderten Voraussetzungen nicht erfül-len kann und auch Software-Anpassungen und Speichererweiterungen nicht möglich sind. Greift die Übergangsregelung, so sind die Grund-sätze eines Schreibens vom 9.1.1996 vollumfänglich zu beachten. Die-se fordern u. a. die Aufbewahrung der Bedienungs- und Programmieranleitung sowie der erstellten Rechnungen. Dies bedeutet, dass neben dem reinen Tagesbericht alle Kundenrechnungen kopiert und archiviert werden müssen. Weiterhin weist der Steuerberater darauf hin, dass die bis zum 31.12.2016 angedachte Ausnahmeregelung nur für vor dem 26.11.2010 bereits in Betrieb befindliche Kassensysteme gilt. Das BMF-Schreiben vom No-vember 2010 gilt zudem nur für die Benutzung elektronischer Kassen. Einige Unternehmen benutzen offene Ladenkassen. Diese verfügen über keinerlei elektronische Aufzeichnungsmöglichkeiten. Energiesparwunder: Dunstabzugshauben und Lüftungsdecken mit Induktionsströmung www.reven-induktion.de Halbiert die Lüftungsko sten für die Küche! REVEN® Luftreiniger · Tel.: +49 (0) 7042 - 373 - 0 · info@reven.de 1-2 /2016 GVmanager 61


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